犹他大学案例——帮助学生更快申请到钱

“以前我们处理这些文件至少需要6个星期，而现在，我们只需要2个星期就可以处理完这些文件。”犹他大学（University of Utah）的经济援助及奖学金部门的IT人员杰拉里•贝瑞（Jeramy Berry）说道。

犹他大学的主要研究机构每年招收近30,000的学生。这些学生需要上传大量的文档资料，如补助申请、奖学金录用通知单、本票、出生证明、护照及纳税申报单等等。在安装立时飞讯之前，一些工作人员先要整理成堆的文件、分类再归档。与此同时，财政资助咨询员检索这些文档并把它们放到更多的文档堆中。

杰拉里说：“在这个过程中，谁也不能保证万无一失，而且也很难发现是否有文件丢失。我们要求学生把这些资料填写完整，但是，学生来了之后又必须等很长时间，我们的工作人员才能找出相应的文件。”

如今，我们可以通过立时飞讯（Laserfiche）对文件进行跟踪。当该部门人员接收到文件，他们可以把文件直接扫描到立时飞讯文档库，然后输入关键数据，如学生的名字和身份证号等等。最后，他们只需填写状态属性就能明确目前文档处于何种状态， 立时飞讯工作流会自动将文档发送给相应的财政资助咨询及相关人员。

现在文件储存在立时飞讯文档库里, 工作人员只要输入学生姓名、身份证号、社保号等就能轻轻松松地找到所需的文件。即使是从上百万个文件中搜寻，也只需要几秒钟。